Aprende a realizar una DPIA y descubra por qué es tan importante para cualquier empresa.

Cómo realizar una DPIA y por qué es importante para cualquier negocio

Las actividades de procesamiento de datos no reguladas, no controladas e inapropiadas en las organizaciones pueden representar un riesgo para la seguridad de las personas, su privacidad e incluso su seguridad física en algunos casos.

Para ilustrar esto aún más, las actividades como la recopilación, el almacenamiento, el análisis y la distribución de datos pueden estar sujetas a riesgos como la fuga de datos, el acceso no autorizado y los ataques cibernéticos.

Ahí es cuando entra en escena la DPIA o evaluación de impacto de la protección de datos.

Según ICO , DPIA es un proceso diseñado para ayudarlo a analizar, identificar y minimizar sistemáticamente los riesgos de protección de datos de un proyecto o plan.

Según la Comisión Europea , “se requiere una DPIA siempre que sea probable que el procesamiento resulte en un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas. Se ha exigido una EIPD al menos en los siguientes casos:

  • una evaluación sistemática y extensa de los aspectos personales de un individuo, incluida la elaboración de perfiles;
  • procesamiento de datos sensibles a gran escala;
  • monitoreo sistemático de áreas públicas a gran escala”.

Los DPIA son aún más importantes cuando una empresa planea lanzar un nuevo producto o servicio que implica un alto nivel de procesamiento de datos.

Las empresas deben evaluar los riesgos que plantean sus actividades de procesamiento de datos y establecer medidas para contener esos riesgos. La falta de llevar a cabo una DPIA y mitigar los riesgos puede dar lugar a fuertes multas según el RGPD.

Además, las DPIA pueden ayudar a las empresas a evitar daños a la reputación que pueden derivarse de filtraciones de datos. Y, por supuesto, las DPIA pueden ayudar a las organizaciones a fomentar una cultura de privacidad y protección de datos, e infundir confianza en las personas de que sus datos se procesan de manera segura y transparente.

Mitigar el riesgo con el software de gestión de riesgos

El riesgo no es algo que las organizaciones puedan ignorar. Tampoco es algo que se pueda eliminar directamente. Es importante que las organizaciones tengan un enfoque sistemático y proactivo para gestionar estos riesgos.

La gestión de riesgos es el proceso de identificar, analizar y responder a los riesgos. Es un proceso continuo que debe incorporarse en toda la organización. Las organizaciones pueden utilizar software de gestión de riesgos para

  • Seguimiento del riesgo: para identificar y cuantificar los riesgos, las organizaciones deben realizar un seguimiento de las métricas, los eventos y las condiciones a lo largo del tiempo. Estos datos se pueden recopilar manualmente o mediante la automatización. Las organizaciones necesitan analizar datos para comprender la causa raíz de los riesgos y sus relaciones con otros riesgos. Esto se puede hacer a través de la visualización de datos, el análisis estadístico y el aprendizaje automático.
  • Evaluar el riesgo: es crucial comprender cómo el riesgo afectará los procesos comerciales, las personas y los sistemas. Las organizaciones deben evaluar los riesgos para priorizar qué riesgos deben abordarse primero.
  • Priorizar el riesgo: Para comprender qué riesgos vale la pena tomar desde un punto de vista de riesgo-recompensa. Esto puede ayudar en una mejor toma de decisiones. Priorizar los riesgos "correctos" no es una tarea sencilla y requiere un enfoque reflexivo, pero un buen software de gestión de riesgos puede ofrecer información.
  • Prevenir el riesgo: Los riesgos que han sido evaluados como
    riesgos medios y altos pueden ser mitigados mediante la implementación de controles preventivos. Por ejemplo, si una empresa ha identificado que uno de sus procesos es susceptible a errores, puede implementar controles para evitar que ocurran errores.

Cómo realizar una DPIA

How to conduct a DPIA

Fuente

En esta sección ofrecemos una descripción general de los pasos necesarios para realizar una DPIA;

Paso 1: Comprenda por qué necesita DPIA.

Las organizaciones deben llevar a cabo una DPIA cada vez que deciden emprender actividades de procesamiento de datos que tengan el potencial de generar un alto riesgo para los derechos y libertades de las personas.

La organización debe evaluar si el procesamiento de datos es necesario y proporcional a la luz de los riesgos identificados. Esto se puede hacer por

- sopesar los beneficios del procesamiento de datos frente a los riesgos identificados;

- evaluación de soluciones alternativas;

- y buscar el asesoramiento de expertos independientes cuando sea necesario.

Paso 2: Resuma los procesos.

La organización debe describir las operaciones de procesamiento de datos de manera integral, incluidos los propósitos del procesamiento, las categorías de datos que se procesan, los destinatarios de los datos y el período de almacenamiento previsto.

Paso 3: Evalúe los riesgos y consulte a las personas adecuadas.

La organización debe evaluar los riesgos para los derechos y libertades de las personas que plantea el procesamiento de datos. Debe consultar con las autoridades de protección de datos, expertos en datos, autoridades de supervisión y otras partes interesadas relevantes.

Paso 4: Plan para la mitigación de riesgos.

La organización debe planificar cómo mitigará los riesgos identificados en DPIA.

Ciertos ejemplos implican anonimizar o seudonimizar datos, cifrar datos, restringir el acceso a los datos y monitorear regularmente las operaciones de procesamiento de datos.

Paso 5: Revisar, actualizar y documentar la DPIA.

Las revisiones y actualizaciones frecuentes de la DPIA son fundamentales para las organizaciones que hacen un uso intensivo de los datos, ya que las actividades de procesamiento de datos y el panorama tecnológico evolucionan rápidamente. La organización debe documentar los resultados de la DPIA, incluida una descripción de las operaciones de procesamiento, los riesgos identificados y las medidas de mitigación planificadas. Los consejos para documentar la DPIA son ser claros y concisos, usar imágenes y obtener aportes de todas las partes interesadas relevantes.

Paso 6: Medidas de mitigación.

La organización debe implementar medidas de mitigación para abordar los riesgos identificados en la DPIA. Las medidas de mitigación incluyen medidas técnicas, como encriptación y control de acceso, y medidas organizativas, como políticas y procedimientos.

Paso 7: Firme y registre los resultados.

Finalmente, la organización debe aprobar la DPIA y registrar los resultados.

¿Por qué es importante la DPIA para las empresas?

En esta sección, hablamos sobre los beneficios de DPIA.

Ayuda a las empresas a cumplir con las normas

Como se mencionó anteriormente, algunas normas de protección de datos, como el RGPD, exigen la DPIA. Las organizaciones que procesan datos de personas físicas en la UE deben realizar DPIA para operaciones de procesamiento de alto riesgo.

Facilita el desarrollo de una cultura de protección de datos.

Cuando las organizaciones llevan a cabo DPIA regularmente, inculca una cultura de protección de datos en la organización. La protección de datos pasa a formar parte del ADN de la organización. Los empleados se vuelven más conscientes de los riesgos de protección de datos y es más probable que tomen medidas para mitigar esos riesgos.

Ayuda a las empresas a evitar daños a la reputación

Las filtraciones de datos pueden reducir la reputación de una organización. Las DPIA pueden ayudar a las empresas a evitar tales daños a la reputación mediante la identificación temprana de riesgos y la implementación de medidas para mitigar esos riesgos.

Ayuda a las empresas a fomentar la transparencia y generar confianza

Cuando las empresas son transparentes sobre sus actividades de procesamiento de datos y ponen en marcha medidas para proteger los datos de las personas, se genera confianza con las personas. Es más probable que las personas hagan negocios con organizaciones en las que confían.

Ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y dinero.

Las DPIA pueden ayudar a las empresas a ahorrar tiempo y dinero a largo plazo. Mediante la identificación temprana de riesgos y la implementación de medidas de mitigación, las empresas pueden evitar el costo de las filtraciones de datos.

Ayuda a las empresas a mantenerse por delante de la competencia:

Es más probable que las organizaciones que llevan a cabo DPIA regularmente estén por delante de su competencia. Esto se debe a que es más probable que identifiquen nuevos riesgos temprano y pongan en marcha medidas para mitigar esos riesgos.

¿Cuáles son algunos desafíos con DPIA?

La DPIA puede ser un ejercicio que consuma mucho tiempo y recursos. En cuanto a la participación de las partes interesadas, puede ser un desafío obtener la aceptación de todas las partes interesadas relevantes. ¿Preguntarse por qué? Porque algunas partes interesadas podrían ver la DPIA como un mero ejercicio de cumplimiento y no comprender el valor que tiene.

Otro trampolín es que la DPIA puede ser un ejercicio repetitivo. Esto se debe a que las actividades de procesamiento de datos de una organización, las tecnologías utilizadas y el panorama de datos están en constante evolución.

¿Cuál es el futuro de la DPIA?

Es probable que el futuro de la DPIA sea más automatizado y simplificado. Con el creciente enfoque en la protección de datos y la privacidad, es probable que las organizaciones pongan más énfasis en llevar a cabo DPIA de manera regular. Y a medida que las regulaciones de protección de datos se vuelvan más estrictas, las organizaciones deberán serlo;

  • más transparentes en sus actividades de procesamiento de datos;
  • ser capaz de demostrar que ha llevado a cabo DPIA;
  • y contar con un sólido software de gestión de riesgos y medidas de mitigación para abordar los riesgos identificados en las DPIA.

Future of the DPIA

Fuente

La gestión de riesgos es más importante que nunca.

La protección de datos y la privacidad son temas candentes debido a las nuevas y estrictas regulaciones, como GDPR y CCPA. De hecho, cualquier organización que procese datos de personas ubicadas en la UE o California puede estar sujeta a estas normas.

Usted puede estar pensando, ¿realmente necesito preocuparme por esto? La respuesta es, sí, lo haces.

Las violaciones de datos son cada vez más comunes con cada día que pasa. Además, una violación de datos puede dañar la reputación de su organización y hacerlo responsable de fuertes multas.

Con el creciente enfoque en la protección de datos y la privacidad, las organizaciones están bajo presión para ser más transparentes en sus actividades de procesamiento de datos e implementar procesos sólidos de gestión de riesgos y medidas de mitigación.

DPIA es una herramienta que puede ayudar a las organizaciones a identificar los riesgos de manera temprana y a implementar medidas para mitigar esos riesgos.

El software de gestión de riesgos puede ayudar a las organizaciones a automatizar partes esenciales del proceso DPIA al rastrear y monitorear los riesgos de manera continua.


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